Comment envoyer un courriel pour présenter ses condoléances

Écrire un courriel de condoléances est un moyen rapide d’atteindre quelqu’un pour lui montrer que vous pensez à lui pendant cette période difficile. Lorsque vous envoyez un courriel de condoléances, il est important que votre courriel reflète le type de relation que vous avez avec le destinataire.

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Courriel de condoléances

Si vous écrivez un courrier de condoléances à une personne avec laquelle vous avez une relation proche ou moyennement intime, vous pouvez également envisager de lui envoyer une carte de condoléances et/ou un cadeau de sympathie. Si vous voulez le faire par mail à une personne que vous ne connaissez pas bien ou avec laquelle vous n’avez pas de relation particulièrement étroite, le simple fait d’envoyer un courrier électronique est parfaitement approprié.

Comment exprimer ses condoléances dans un courriel

Pour exprimer votre sympathie dans un courriel, vous pouvez suivre quelques étapes simples.

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  • Rédigez un objet approprié.
  • Adressez-vous au destinataire d’une manière respectueuse qui coïncide avec le type de relation et le niveau d’intimité.
  • Exprimez vos condoléances.
  • Mentionnez spécifiquement la perte.
  • Ajoutez une ligne ou deux sur la personne décédée si vous la connaissiez.
  • Rédigez un message de condoléances qui soit sincère.

Comment commencer un message de condoléances ?

Lorsque vous rédigez un message de condoléances, il est préférable de commencer par « Cher ». Cela convient à toutes les situations et c’est une façon plus chaleureuse de s’adresser au destinataire que « À ». Toutefois, vous devez tenir compte de la façon dont vous écrirez le nom du destinataire. Si vous le tutoyez, écrivez son prénom ou un surnom que vous lui donnez. Si vous avez des relations plus formelles avec le destinataire, adressez-vous à lui par son titre approprié (M., Mme, Mlle, Dr., etc.).

Objet d’un courriel de condoléances

Lorsque vous rédigez l’objet d’un message de condoléances, il est préférable de rester bref et aimable. Exemples de lignes d’objet pour les courriels de condoléances :

  • Avec toute ma sympathie,
  • Mes condoléances
  • Ma plus profonde sympathie
  • Je pense à vous
  • Je prends des nouvelles
  • Je suis désolé pour votre perte

Exemples de messages de condoléances

Si vous souhaitez envoyer un message de condoléances à un contact professionnel, à un collègue de travail ou à votre patron ou sa famille, vous pouvez envisager de dire ce qui suit dans le corps de votre message :

Je suis attristé(e) d’apprendre la perte de votre (insérer le lien avec la personne décédée). Bien que je n’aie pas connu (insérer le nom de la personne décédée), je sais à quel point (insérer le pronom de genre préféré) était extraordinaire après vous avoir entendu parler de (insérer le pronom de genre préféré). Sachez que je pense à vous pendant cette période.

Je suis désolé(e) d’apprendre le décès de votre (insérer le nom de la personne décédée). D’après mes quelques interactions avec (insérer le nom de la personne décédée), je sais à quel point (insérer le pronom de genre préféré) était spécial. (Insérer le pronom de genre préféré) se faisait toujours un devoir de me demander comment j’allais et étais une personne si gentille et authentique. (Insérer le pronom de genre préféré) nous manquera énormément. N’hésitez pas à me contacter si je peux faire quelque chose pour vous pendant cette période.

Si la famille de votre patron a besoin de votre aide, vous pouvez commencer par les aider dans la succession d’un gérant.

Comment conclure un courriel de condoléances ?

La façon de conclure un courriel de condoléances dépendra principalement de votre relation avec la personne en deuil. S’il s’agit d’un proche, il peut être approprié d’offrir une aide concrète comme faire les courses pour eux ou cuisiner des repas. Vous pouvez aussi offrir votre soutien émotionnel et exprimer que vous êtes là pour eux s’ils ont besoin de parler.

Voici quelques suggestions sur la façon dont vous pouvez conclure un message de condoléances :
• ‘Je pense fort à toi/vous.’
• ‘Même si je ne peux pas soulager ta/leur peine, sache que j’ai à cœur ton/votre bien-être.’
• ‘N’hésite pas à m’appeler si tu/as besoin/moins occupé(e) en ce moment.’
• ‘J’espère pouvoir t’apporter/leur apporter mon affection/proximité dans cette période difficile.’

Ce sont des exemples simples mais sincères qui montrent que vous prenez le temps d’exprimer vos condoléances avec tact.

Bien entendu, chaque situation est différente et il n’y a pas vraiment une seule bonne façon finale pour conclure un message de sympathie. Le plus important est simplement d’être présent(e) pour ceux qui pleurent tout en respectant leur intimité et leurs besoins personnels au cours du processus.

Les erreurs à éviter dans un message de condoléances par courriel

Tandis que vous rédigez un message de condoléances par courriel, pensez à la dernière chose que vous voulez faire : causer plus de peine ou d’inconfort chez le destinataire. Voici donc quelques erreurs à éviter à tout prix :

• Évitez les platitudes ou les expressions toutes faites comme ‘il/elle est dans un meilleur endroit maintenant’ qui peuvent paraître insensibles et déconnectées de la douleur du destinataire.

• N’utilisez pas cette occasion pour parler trop longuement de votre propre expérience avec la perte, surtout si elle n’a aucun lien direct avec celle du destinataire.

• Ne demandez pas au destinataire comment il se sent car cela peut être vu comme une intrusion sur sa vie privée et son processus personnel.

• Évitez aussi toute tentative maladroite pour minimiser sa douleur en disant quelque chose comme ‘au moins tu as encore ta famille/amis’.

Le but principal d’un message de condoléances devrait être celui d’offrir confort et soutien, même lorsqu’on ne sait pas exactement quoi dire. Il peut être utile simplement d’exprimer sa compassion honnêtement et sincèrement sans essayer de résoudre la situation. Lorsque vous adressez vos pensées et vos prières aux personnes touchées par une perte, rappelez-vous que l’empathie joue souvent un rôle plus important que les mots eux-mêmes.

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