Vous essayez de terminer ce rapport depuis plus d’une semaine, mais vous n’y parvenez pas à cause de toutes ces autres tâches qui interfèrent avec votre progression.
Nous savons qu’au travail, il est parfois difficile de réussir à faire tout ce que l’on avait prévu. Les journées se passent rarement comme prévu car il y a toujours quelque chose d’inattendu, un collègue qui a besoin de votre aide ou votre manager qui vous demande de travailler sur cette tâche urgente. Cela signifie que vous passez vos journées à travailler sur les tâches prioritaires des autres plutôt que de progresser vers vos propres objectifs.
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Pour mener à bien vos tâches importantes et respecter les délais, il est essentiel d’organiser votre travail et de planifier votre semaine à l’avance. C’est la solution pour être plus efficace et plus productif.
Voici 7 conseils pour y parvenir.
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1. Révisez votre dernière semaine
Chaque vendredi après-midi, faites le point sur votre dernière semaine pour identifier ce que vous n’avez pas fait accomplir :
- les tâches qui n’ont pas été effectuées,
- les réunions ou les réunions qui ont été annulées ou reportées,
- les appels que tu n’as pas passés.
Planifiez ensuite tous ces événements pour la semaine à venir.
Attention, si vous avez reporté un événement ou une tâche plus de trois fois, il est peut-être préférable de le déléguer ou de le supprimer.
2. Définissez vos objectifs pour la semaine
Avant de planifier ce sur quoi vous allez travailler la semaine prochaine, commencez par énumérer toutes les tâches nécessaires à la réalisation de votre projet. Chacune des tâches que vous allez planifier devrait vous rapprocher un peu plus de votre objectif final, d’où l’importance de hiérarchiser vos tâches. La méthode de Moscou peut vous y aider.
Par exemple, vous devez créer un catalogue des nouveaux produits de la société pour l’année 2021. Ce projet ne peut pas être réalisé en un seul jour. Il faut donc le diviser en sous-projets ou tâches :
- identifier tous les nouveaux produits ;
- rédiger une description pour chaque produit ;
- prenez une photo de chaque produit ;
- présenter le catalogue ;
- faire valider le catalogue ;
- le faire imprimer ;
- distribuez-le.
De cette façon, vous comprenez mieux la portée du travail et vous pouvez ainsi planifier efficacement toutes les tâches à effectuer pour terminer le projet à temps. Chaque tâche est un objectif à atteindre pour la journée ou pour la semaine.
3. Planifiez des créneaux horaires pour effectuer vos tâches
La plupart du temps, nous utilisons notre agenda pour planifier des réunions ou des rendez-vous avec des clients ou des fournisseurs, mais nous ne bloquons jamais ou rarement des créneaux horaires pour effectuer nos propres tâches. C’est une erreur.
Au travail, votre calendrier est un un outil indispensable et un précieux allié pour planifier votre semaine de travail. Pour ajouter une tâche à votre calendrier, vous devez y travailler car vous lui avez réservé un créneau horaire. Et les notifications se chargent de vous le rappeler.
Grâce aux calendriers partagés, vos collègues savent quand vous êtes occupé et quand vous êtes disponible. Ainsi, lorsqu’un créneau est bloqué, personne ne peut vous inviter à une réunion à ce moment précis. Vous pouvez ainsi vous concentrer et vous consacrer pleinement à l’accomplissement de votre tâche pendant le temps que vous vous êtes réservé. C’est un excellent moyen d’améliorer votre productivité.
4. Plan à l’échelle
Lorsque vous planifiez vos journées, soyez réaliste et accordez-vous suffisamment de temps pour effectuer chaque tâche. Pensez toujours à prévoir du temps supplémentaire au cas où la tâche exigerait plus de travail que prévu. Il vaut mieux avoir trop de temps pour peaufiner les détails, plutôt que de le manquer et d’avoir à bâcler son travail.
Pour vos réunions et rendez-vous, pensez à prévoir une fenêtre de quelques minutes juste avant de vous préparer. Relisez les points importants du dossier ou du dernier compte rendu de réunion, rappelez-vous le problème du client, etc. Une réunion efficace et productive est une réunion préparée à l’avance.
Prévoyez également quelques minutes plus tard pour ajouter de nouvelles tâches à votre liste de tâches et noter les prochaines réunions dans votre calendrier.
5. Prévoyez du temps pour les imprévus
Évitez de planifier chaque minute de votre semaine. Il est essentiel de garder environ 30 % du temps disponible pour des réunions ou des événements imprévus, pour faire face à des tâches urgentes, mais aussi pour réfléchir et prendre des pauses.
Il est important de respirer et de laisser votre cerveau se reposer entre les tâches. De plus, un horaire surchargé peut avoir des effets négatifs sur la qualité de votre travail, voire sur votre santé.
6. Planifiez votre semaine à l’avance
Dès vendredi, planifiez les tâches dont vous avez besoin terminez la semaine suivante pour atteindre vos objectifs. Ainsi, lorsque vous arriverez au travail le lundi matin, vous saurez immédiatement par quelle tâche commencer. Ainsi, vous serez moins stressé, vous gagnerez du temps et vous serez plus productif.
La planification de votre semaine de travail devrait devenir une habitude. C’est ainsi que vous serez beaucoup plus efficace et cette tâche ne vous prendra que quelques minutes. Tous les vendredis, planifiez la session de planification de la semaine suivante dans votre calendrier (et oui, c’est une tâche comme les autres). Réglez une alarme ou une notification pour vous assurer de ne pas oublier. Grâce à votre assiduité, la planification de votre semaine de travail deviendra rapidement une habitude.
7. Utilisez un outil adapté
Un logiciel de gestion de projet, tel que Wimi, est un outil très efficace pour vous aider à planifier vos semaines de travail. Vous pouvez répertorier toutes les tâches nécessaires à la réalisation de votre projet, planifier ces différentes tâches à l’avance, fixer des délais et les mettre dans votre calendrier partagé. Vous pouvez configurer des notifications et des alertes, et suivre l’avancement des tâches en temps réel. Bref, vous avez toutes les cartes en main pour organiser votre semaine de travail et être plus productif. C’est à vous de voir !
